Le présent règlement intérieur a vocation à compléter les statuts de Démocratie Ouverte.
Il précise les modalités d’organisation de l’association et doit permettre d’en garantir son bon fonctionnement. ll répond à la volonté de transparence de Démocratie Ouverte.
En cas de discordance, c'est la disposition prévue dans les statuts qui prévaut.
L’Association est une organisation vivante. Elle adapte sa structure et son organisation interne autant que nécessaire pour atteindre ses objectifs. Le présent règlement intérieur pourra donc être revu en fonction de l’évolution de Démocratie Ouverte, sur validation du Cercle d’Animation.
Les membres, adhérent·es et partenaires de Démocratie Ouverte sont parties prenantes de la gouvernance de l’association. Les relations entre Démocratie Ouverte et ses membres, adhérent·es et partenaires sont régies par le présent règlement intérieur. Le chapitre précise le type de membres, les modalités de regroupement des membres adhérents par collège, les processus et modalités d’adhésion.
Les membres, adhérent·es et partenaires de Démocratie Ouverte partagent les mêmes principes et valeurs que l’association.
En adhérant à Démocratie Ouverte, chaque personne physique et morale s’engage à respecter le Manifeste pour une démocratie ouverte dont est garant le Cercle d’Animation (CA).
Les trois Co-Président·es de Démocratie Ouverte sont les représentant·es légaux·ales de l’association. Ils/elles président le Cercle d’Animation constitué d'élu·es parmi les adhérent·es. Ces membres sont réparti·es par collège et sont élu·es par scrutin au jugement majoritaire pour un mandat de trois ans, avec une rotation d’un tiers des membres chaque année.
C’est le Cercle d’Animation qui participe à la définition des grandes orientations et décisions stratégiques de l’association, ainsi qu’au suivi de la mise en œuvre de la stratégie et à son organisation opérationnelle. Le CA s’assure de l’adéquation entre la stratégie décidée avec les moyens humains et financiers de l’association. Une Assemblée générale se réunit annuellement, comprenant tous les membres adhérent·es à jour de leur cotisation, ainsi que les membres d’honneur.
Il existe trois types de membres tels que définis dans les statuts (Art 5) .
Article 1.1 Membres ami·es ou “sympathisant·es”
Les membres ami·es ou sympathisant·es sont informé·es des activités de l’association, reçoivent la newsletter régulièrement, participent aux événements. Ils/elles peuvent également s’impliquer comme bénévoles au sein de l’association après avoir signé une convention d’engagement avec Démocratie Ouverte.
Article 1.2 Membres adhérent·es
Les membres adhérent·es sont les membres à jour de la cotisation annuelle à la veille de la date de l’Assemblée générale ordinaire annuelle. Ils/elles peuvent participer à la gouvernance de l’association soit directement par leur présence au sein du Cercle d’Animation, soit indirectement par leur droit de vote lors des Assemblées générales.
Les cotisations sont valables un an sur l'année civile (1er janvier- 31 décembre).
Article 1.3 Membres d’honneur
Ce statut peut être décerné par le Cercle d’Animation aux personnes physiques apportant ou ayant apporté un soutien important à l’association. Cette distinction est à vocation honorifique. Les membres d'honneur sont dispensé·es du paiement d'une cotisation.
Article 2.1 Cotisation
Le montant et la durée de validité des cotisations sont définis par le Cercle d’Animation et précisés dans le présent Règlement intérieur. Le montant des cotisations peut varier en fonction des catégories ou collèges.
Le paiement en ligne des cotisations via le lien disponible sur le site de Démocratie Ouverte doit être privilégié. En cas d’impossibilité de paiement en ligne, le paiement peut être réalisé par virement.
Article 2.2 Participation à la gouvernance de l’association
Les membres adhérents ont un droit de vote à l’Assemblée Générale s'ils/elles sont à jour de leur cotisation à la veille de l'Assemblée générale.
Les personnes physiques votent à titre individuel tandis que les personnes morales votent au titre de leur structure, à raison d’un.e représentant·e par personne morale.
Les membres adhérent·es de l'association sont regroupé·es par collèges créés par le Cercle d’Animation. La structuration des membres adhérent·es en collèges vise à assurer une meilleure représentativité de la diversité des membres au sein des instances de gouvernance.
Les candidatures au Cercle d’Animation sont classées suivant 4 collèges : 1) citoyen·nes, 2) innovateur·ices démocratiques et professionnel·les : expert·es, consultant·es, chercheur·ses, élu·es, agent·es public·ques 3) collectivités locales membres du RTID 4) les salarié·es de Démocratie Ouverte.
En cas d’erreur ou si plusieurs choix sont possibles, les salarié·es en charge du suivi des questions de gouvernance peuvent rediriger un.e membre vers la catégorie qui lui semble la plus appropriée.
Article 3.1 Les citoyens et citoyennes
Est reconnu·e comme citoyen·ne toute personne physique âgée de 16 ans au moins qui se reconnaît dans le Manifeste et qui souhaite participer à la diffusion des valeurs de l’association dans la société.
Il suffit d’adhérer dans la catégorie “personnes physiques”, d’approuver le Manifeste pour une démocratie ouverte sur le site internet de Démocratie Ouverte et de voir son adhésion validée par le Cercle d’Animation.
Ne peuvent se présenter dans le collège des citoyen·nes que les candidat·es non éligibles aux autres collèges, par exemple les salarié·es ne peuvent se présenter que dans le collège salarié·es. Concernant les élus des collectivités non membres du RTID, ils sont éligibles au collège citoyens.
Les citoyen·nes doivent payer une cotisation individuelle à prix libre, avec un minimum fixé à 1 euro, valable pour l’année civile en cours.
La qualité de membre du collège des citoyen·nes se perd pour les raisons mentionnées dans les statuts à l’article 7 de ces derniers.
Article 3.2 Les innovateur·ices démocratiques et pros (ID et pros)
Les innovateur·ices démocratiques et pros sont des personnes morales (association, entreprise, indépendants, collectifs...) exerçant une activité ou développant une solution dont l’ambition est de rendre la démocratie plus transparente, plus participative et/ou plus collaborative.
Le réseau des ID peut également accueillir des organisations qui produisent de l’innovation démocratique en interne même si ce n’est pas l’objet social principal de la structure.
Sont reconnu·es comme professionnel·les (‘les pros’) - expert·es, consultant·es, chercheur·ses, agent·es des collectivités non adhérentes au Réseau des Territoires - les personnes physiques ayant une expertise sur les sujets de la démocratie ouverte (ex : sciences politiques, participation citoyenne, intelligence collective, transparence, municipalisme, concertation…). Ils/elles peuvent par exemple être chercheur·ses, enseignant·es, journalistes, écrivain·es, graphistes, facilitateur·ices, chef·fes de projet, ou étudiant·es.
Les membres de ce collège peuvent être sollicité·es ou mobilisé·es par l’association pour intervenir lors d’évènements, de conférences ou pour la rédaction d’articles.
Il suffit d’adhérer en ligne, d’approuver le Manifeste pour une démocratie ouverte et de voir son adhésion validée par le Cercle d’Animation.
L’admissibilité d’un·e nouvel innovateur·trice démocratique est vérifiée par l’équipe salariée de l’association qui vérifie la conformité du/de la demandeur·se à la définition d’innovateur·trice démocratique présentée ci-dessus.
C’est la personne morale qui adhère à l’association mais l’acte de candidature au Cercle d’Animation ou à la co-présidence est un acte individuel.
Les agent·es de collectivités qui exercent dans des services de démocratie locale ou participation citoyenne doivent postuler dans le collèges IDs et pros.
La qualité de membre du collège des innovateur·ices démocratiques et pros se perd pour les raisons mentionnées dans les statuts et pour les raisons suivantes :
Article 3.3 Élu·es, agent·es publics des collectivités territoriales membres du réseau
Sont reconnu·es comme élu·es, agent·es public·ques des collectivités territoriales qui adhèrent au Réseau des Territoires d’Innovation Démocratique :
i) les personnes physiques disposant d’un mandat électoral en cours que ce soit au niveau territorial ou national ou disposant d’un statut de salarié·e dans la fonction publique territoriale ou nationale et dont les collectivités ont adhéré au Réseau des Territoires d’Innovation Démocratique.
ii) des structures administratives françaises, distinctes de l'administration de l'État, qui doivent prendre en charge les intérêts de la population d'un territoire précis. Sont définies comme collectivités territoriales : les communes ; les départements auxquels s'ajoutent les cinq départements d'outre-mer (Dom); les régions auxquelles s'ajoutent également cinq régions d'outre-mer ; les collectivités à statut particulier ; les collectivités d'outre-mer (Com).
iii) les organisations publiques, les administrations publiques ou les organisations para-publiques.
L’adhésion au réseau des collectivités territoriales se fait via l’envoi d’un engagement soit par une délibération du conseil municipal, soit par la signature du bulletin d’adhésion. Un appel de fonds est ensuite envoyé par l’association Démocratie Ouverte. Une fois le paiement effectué par la collectivité, celle-ci est intégrée au Réseau des collectivités territoriales.
La collectivité doit désigner son/sa représentant·e à l’Assemblée Générale de Démocratie Ouverte pour les différents votes.
Les collectivités territoriales, les organisations publiques/les administrations publiques/ou para-publiques doivent s'acquitter d’une cotisation dont le montant est fixé selon la taille de la collectivité, et présenté dans la grille ci-dessous :
Article 3.4 Les salarié·es
Est reconnu·e comme salarié·e toute personne ayant un contrat de travail salarié en cours avec Démocratie Ouverte.
Il suffit d’adhérer dans la catégorie “personnes physiques”, d’approuver le Manifeste pour une démocratie ouverte sur le site internet de Démocratie Ouverte et de voir son adhésion validée par le Cercle d’Animation.
Pour devenir membre adhérent·e, les salarié·es doivent payer une cotisation à prix libre, avec un minimum fixé à 1 euro, valable pour l’année civile en cours.
Les stagiaires et les intervenant·e en contrat de prestation peuvent adhérer mais ne sont pas membres du collège des salarié·es pour les élections.
Le mandat au CA prend fin automatiquement au moment de la rupture du contrat de travail.
Article 4.1 Définition de partenaires financiers
Les partenaires financiers sont les entreprises, les associations, les fondations et les institutions mettant à disposition de Démocratie Ouverte des fonds ou dans le cadre de mécénat de compétences, des ressources humaines, pour financer ses actions
Article 4.2 Formalisation du partenariat financier
La formalisation du partenariat doit passer par un document écrit signé par les co-président·es. Une convention de partenariat peut définir les modalités de collaboration.
Les partenaires financiers apparaissent sur le site de Démocratie Ouverte, sauf demande explicite et motivée de la part du partenaire.
Article 4.3 Participation des partenaires financiers à la gouvernance
Les partenaires financiers en tant que personnes morales ne peuvent pas participer aux différentes instances de l’association - que ce soit le Cercle d’Animation ou l’Assemblée Générale. Ils ne peuvent pas non plus se présenter comme co-président·es.
Article 5.1 Définition des prestataires
Les prestataires sont des personnes qui exercent une activité professionnelle avec la qualité de travailleur·ses indépendant·es ou à travers une société propre. Ils/elles réalisent une ou plusieurs missions pour le compte de Démocratie Ouverte.
Les prestataires ne sont pas membres adhérent·es de facto mais ils/elles peuvent adhérer pour devenir membres adhérent·es. S’ils sont membres adhérent·es, ils/elles s’inscrivent dans le collège qui leur correspond. Les prestataires signent avec Démocratie Ouverte un ou des contrat(s) de prestation de services dont le montant total ne peut excéder annuellement 40 000 euros / an (ou 5% du budget annuel de l’association).
Ils/elles ont la possibilité d’être membre du CA à condition de ne pas avoir un montant de prestation dépassant un plafond de rémunération de 30 000 euros / an calculé par année à partir de la date d’entrée au CA. Le nombre d’administrateur·rices rétribué·es ne dépasse pas 25% des membres.
Article 5.2 Modalités de contractualisation
Tout prestataire qui agit pour le compte de Démocratie Ouverte doit signer un contrat de prestation de services rappelant à minima le type de prestation, la mention du client final, la durée et le prix agréé pour assurer ladite prestation dans le respect du droit.
Article 5.3 Modalités de rétribution
Dans le cas où l'intervenant·e est un·e prestataire externe qui intervient pour le compte de Démocratie Ouverte (et c’est lui/elle qui négocie la prestation avec le client final), il/elle reçoit entre 65 et 75% du montant de la prestation facturée par Démocratie Ouverte au client final, le restant revenant à Démocratie Ouverte. Dans le cas où l'intervenant·e est un·e prestataire externe qui intervient pour le compte de Démocratie Ouverte mais qui est missionné·e par Démocratie Ouverte pour cette intervention, (il/elle agit comme un sous-traitant), il/elle reçoit 50% du montant de la prestation, le restant revenant à Démocratie Ouverte.
Une grille tarifaire, validée par les co-président·es, s’appliquera en fonction de 5 critères : i) le domaine d'expertise de l'intervenant·e, ii), son expérience (séniorité) dans le champ de l’intervention iii) les prix du marché (concurrence) dans l’ESS iv) le nombre de jours effectués v) la durée de la prestation.
Toute exception à ces règles de fonctionnement doivent être motivées et validées par les co-président·es.
Article 6.1 Rôle des co-président·es
Les trois co-président·es de Démocratie Ouverte sont les responsables légaux·les de l’association. Ils/elles assument une fonction de représentation de l’association. Ils/elles veillent à la bonne marche de l’association et à l’application des décisions prises en Cercle d’Animation ou en Assemblée générale. Ils/elles signent les contrats au nom de Démocratie Ouverte.
Article 6.2 Election des co-président·es
Il est à noter que dans le cadre de l’exercice d’une fonction de co-président·e porte-parole de l’association, la qualité de sympathisant·e de l’association peut être élargie à toute personne qui justifierait d’un engagement reconnu et significatif au profit du progrès démocratique. Cette dernière disposition ne s’applique que pour le tiers des co-président·es, les deux tiers restants étant tenus de respecter le critère d’ancienneté de deux ans en qualité de sympathisant·e ou d’adhérent·e de l’association.
Sans être limitative, la représentativité des trois collèges est visée, chacun·e des trois co-président·es, s’inscrivant, tant que possible dans chacun des trois collèges de l’association : innovateur·ices démocratiques, collectivités territoriales, citoyen·nes.
Avant l’élection, les co-président·es rencontrent l’ensemble des candidat·es pour échanger avec eux·elles sur leurs motivations, les informer des principaux enjeux de l’association ainsi que de la situation juridique et financière de l’association et vérifier qu’ils/elles seront suffisamment disponibles pour exercer leur mandat.
L’acte de candidature prend la forme d’une profession de foi, envoyée aux co-président·es en exercice jusqu’à une date déterminée au préalable, au moins deux semaines avant l’Assemblée Générale.
La profession de foi de chaque candidat·e indique les raisons de sa motivation, son parcours au sein de Démocratie Ouverte ou dans un domaine proche de celui de l’association, les enjeux qu'il/elle considère comme prioritaires ainsi que les chantiers et actions qu'il/elle souhaite mener dans le cadre de son mandat.
Les co-président·es envoient les professions de foi des candidat·es aux membres de l’association au moins 48 heures avant l’Assemblée générale.
Les candidatures sont nominatives.
Les trois co-président·es sont élu·es directement par l’Assemblée générale des membres pour un mandat de 3 ans, non renouvelable. Les co-président·es sont renouvelé·es tous les ans par tiers.
L’élection des co-président·es fera l’objet d’un vote par les membres de l’Assemblée générale, dans le cadre d’élections organisées annuellement. Les co-président·es sont élu·es selon un scrutin au jugement majoritaire, avec possibilité d’instaurer une mention minimum obligatoire.
Dans le cadre du scrutin au jugement majoritaire, le/la candidat·e ayant la mention majoritaire la plus élevée est élu·e. En cas d’égalité entre plusieurs candidat·es, est choisi·e celui/celle qui a obtenu le plus de mentions au-dessus de la mention majoritaire la plus élevée. En cas d’égalité parfaite, un tirage au sort déterminera le ou la candidat·e élu·e.
Les co-président·es doivent être nominativement déclarés à la Préfecture, dans un délai de trois mois à compter de leur désignation, étant donné qu’ils/elles participent à la gestion de l’association.
Article 6.3 Renouvellement en cas de démission ou de révocation
En cas de démission ou de révocation d’un·e co-président·e :
Article 6.4 Modalités d’organisation
En début de chaque nouveau mandat, les co-président·es choisiront la nouvelle répartition de leurs fonctions et de leurs missions. Un·e des co-président·es doit assumer la fonction de trésorier·e. Chaque co-président·e est décisionnaire sur les sujets sur lesquels il/elle est en responsabilité première. S’il y a risque juridique, financier ou image, il/doit consulter les 2 autres co-président·es.
Les co-président·es pourront déléguer leur pouvoir à un·e salarié·e, bénévole membre adhérent·e ou membre du Cercle d’Animation par une lettre signée et spécifiant l’objet.
En tant que responsables légaux·les de l’association, tout·e co-président·e peut exercer son droit de veto sur une décision du Cercle d’Animation qui ferait encourir un risque juridique, financier ou image grave à l’association.
L’exercice de ce droit de veto doit être motivé par écrit et doit être utilisé à titre exceptionnel.
Tout exercice répété du droit de véto doit alerter le Cercle d’Animation sur un dysfonctionnement de la gouvernance de l’association.
Article 6.5 Modalités de révocation d’un·e co-président·e
Tout·e membre du Cercle d’Animation peut, après entretien avec un·e des co-président·es et si accord de ce dernier, convoquer le Cercle d’Animation pour demander la révocation d’un·e co-président·e. Celle-ci doit être prononcée par les deux tiers des membres du Cercle d’Animation au terme d’une procédure motivée et contradictoire sur l'un ou plusieurs des motifs suivants :
7.1 Composition et rôle du Cercle d’Animation
Le Cercle d’Animation participe à la définition des grandes orientations et décisions stratégiques du collectif, ainsi qu’au suivi de la mise en œuvre de la stratégie et à l’organisation opérationnelle de l’association. Le CA s’assure de l’adéquation entre la stratégie décidée avec les moyens humains et financiers de l’association.
Il compte :
7.2 Election des membres du Cercle d’Animation
Tout.e membre peut proposer sa propre candidature, mais il/elle peut également proposer celle d’un·e ou plusieurs autres membres de n’importe quel collège. Cette proposition pourra être formalisée à l’occasion d’une réunion organisée en amont des élections - si possible au moins quatre semaines avant les élections.
Dans la semaine précédant la date limite de candidature, les co-président·es organisent une réunion avec les candidat·es désigné·es ou qui se sont présenté·es dans le cadre de cette Assemblée générale extraordinaire afin de leur présenter le rôle des membres du Cercle d’Animation.
L’acte de candidature prend la forme d’une profession de foi, envoyée aux co-président·es en exercice au moins quinze jours avant l’Assemblée Générale.
La profession de foi de chaque candidat.e indique les raisons de sa motivation, son parcours au sein de Démocratie Ouverte ou dans un domaine proche de celui de l’association, les enjeux qu'il/elle considère comme prioritaires.
Avant l’élection, les co-président·es rencontrent l’ensemble des candidat·es pour échanger avec eux/elles sur leurs motivations, les informer des principaux enjeux de l’association ainsi que de la situation juridique et financière de l’association, et vérifier leur disponibilité pour exercer leur mandat.
Les co-président·es envoient les professions de foi des candidat·es aux membres de l’association au moins 48h avant l’Assemblée générale.
Les candidatures sont nominatives.
L’élection des membres du Cercle d’Animation fera l’objet d’un vote par les membres de l’Assemblée générale, dans le cadre d’élections organisées annuellement. Les membres du Cercle d’Animation seront élu·es selon un scrutin au jugement majoritaire, avec possibilité d’instaurer une mention minimum obligatoire.
Chaque membre de l’Assemblée Générale aura la possibilité de se prononcer sur l’ensemble des candidat·es, collège par collège, en choisissant l’une des six mentions proposées correspondant à une échelle d’évaluation à déterminer avant les élections. De la même façon, devra être déterminée en amont la mention minimum à obtenir obligatoirement pour pouvoir être élu·e.
Les membres du Cercle d’Animation seront élu·es pour un mandat de trois ans, avec une rotation d’un tiers des membres chaque année.
Dans le cadre du scrutin au jugement majoritaire, le/la candidat·e de chaque collège ayant la mention majoritaire la plus élevée est élu·e. En cas d’égalité entre plusieurs candidat·es, on choisit celui/celle qui a obtenu le plus de mentions au-dessus de la mention majoritaire la plus élevée.
La parité doit être respectée au sein du Cercle d’Animation avec 6 sièges femmes (ou personnes non binaires) et 5 sièges pour les hommes. Dès lors, le critère de genre primera sur le nombre de mentions : si le nombre de candidat·es femme ou homme avec les mentions majoritaires les plus élevées au global (et non par collège) est supérieur à 6 membres, alors seront élu·es les candidat·es de l’autre genre avec les mentions majoritaires les plus élevées (sans tenir compte du résultat au global).
Si la mention minimum n’est atteinte par aucun.e candidat·e, de nouvelles élections pour le collège concerné doivent être organisées avec de nouveaux.elles candidat·es.
Un binôme de suppléant·es paritaire F/H sera nommé par collège en fonction des résultats aux élections (meilleure mention pour chaque genre).
Toutes les personnes membres du Cercle d’Animation doivent être nominativement déclarées à la Préfecture, dans un délai de 3 mois à compter de leur désignation, étant donné qu'elles participent à la gestion de l’association.
7.3 Modalité de renouvellement en cas de démission ou de révocation
En cas de démission ou de révocation d’un·e membre du Cercle d’Animation :
7. 4 Modalités d’organisation, de réunion et de prise de décision
Le Cercle d’Animation se réunit au moins une fois par trimestre.
Il peut être convoqué sur demande :
Les membres ne pouvant participer à une réunion du Cercle d’Animation peuvent déléguer ponctuellement leur pouvoir de vote à un.e autre membre, via un pouvoir signé à envoyer 24H avant la réunion.
Toute prise de décision au sein du Cercle d’Animation nécessite d’avoir atteint le quorum.
Ce quorum est atteint quand au moins 50% des membres du Cercle d’Animation sont présent·es ou représenté·es (2 pouvoirs maximum par membre sont autorisés).
Les modalités de prise de décision sont définies par le Cercle d’Animation en début de mandat et feront l’objet d’un compte rendu écrit diffusé à l’ensemble des membres. Pour prendre des décisions, une recherche de consensus et/ou une gestion par consentement seront privilégiées, le vote sera utilisé en dernier recours.
Un·e facilitateur·ice et un.e secrétaire sont désigné·es au début de chaque réunion. Un compte-rendu devra être produit à chaque réunion et diffusé à l’ensemble des membres du Cercle d’Animation.
Le Cercle d’Animation est ouvert à chaque membre souhaitant avoir accès aux délibérations, sans avoir le droit de prendre la parole ou de voter.
Le Cercle d’Animation peut déléguer des champs de décision stratégique à un Copil (cf article 9)
7. 5 Révocation d’un.e membre du Cercle d’Animation
Tout membre du Cercle d’Animation peut, après entretien avec un·e des coprésident·es et si accord de cette dernier·e, convoquer le Cercle d’Animation pour demander la révocation d’un·e membre du Cercle d’Animation. Celle-ci peut être prononcée par les deux tiers des membres du Cercle d’Animation au terme d’une procédure motivée et contradictoire sur l'un ou plusieurs des motifs suivants :
Les membres rétribué·es ne peuvent représenter plus d’un taux de 25% qui sera apprécié lors de l’élection. Les membres rétribué·es peuvent être des salarié·es ou des prestataires de service.
Un plafond de rétribution s’applique à l’ensemble des membres de chaque collège.
Dans le cas où un.e prestataire est élu.e membre du Cercle d’Animation :
Les co-président·es et les membres du Cercle d’Animation (hors salarié·es et personnes exerçant des missions de prestataire) ne doivent en aucun cas percevoir une rémunération de la part de l’Association, hormis le remboursement de frais de transports ou de notes de frais justifiés par leur engagement bénévole,
Chaque membre doit faire prévaloir son droit de retrait lors d’une discussion ou décision pour laquelle il/elle estime être en conflit d’intérêt. Les salarié·es doivent s’abstenir de prendre part aux discussions et décisions qui les concernent personnellement ou qui concernent les autres salarié·es (rémunérations, contrat de travail, embauche ou licenciement, procédure disciplinaire).
Les membres du Cercle d’Animation s’engagent à informer l’équipe salariée et les co-président·es de tout changement de situation qui pourrait avoir un impact sur l’association ou son image (présentation à une élection, nomination à une fonction publique ou politique, changement de profession qui les amène à changer de collège etc).
Un comité de pilotage (Copil), c’est une instance qui a délégation du Cercle d’Animation pour piloter une thématique ou un projet, c’est-à-dire pour co-produire une stratégie entre équipe salariée et mandataires sociaux et pour prendre des décisions par délégation du CA. Au moins un·e des coprésident·e doit être présent·e lors des réunions décisionnelles.
La création ou suppression d'un Copil est validée par le Cercle d'Animation.
L’animation et le co-pilotage stratégique d’un Copil sont portés par un binôme salarié·e en responsabilité et mandataire social référent.
Ce binôme est notamment responsable de l’ordre du jour des réunions de Copil.
Le Comité d’orientation stratégique a deux rôles :
Les membres du Comité d’orientation stratégique sont nommé·es par les co-président·es.
Ils/elles peuvent être :
Les réunions du Comité d’orientation stratégique sont organisées par les co-président·es, qui peuvent y inviter un·e ou plusieurs membres du Cercle d’Animation en fonction de l’ordre du jour.
Les coprésident·es sont aussi libres de solliciter les membres du Comité d’orientation stratégique individuellement. Le Cercle d’Animation peut contribuer à l’ordre du jour des réunions du Comité d’orientation stratégique. Les comptes-rendus des réunions sont transmis à l’ensemble des membres du Cercle d’Animation
Il y a au moins deux réunions annuelles du Conseil d’Orientation Stratégique.
L'Assemblée générale comprend tous les membres adhérent·es, à jour de leur cotisation, ainsi que les membres d’honneur dont la liste a été validée par le Cercle d’Animation.
S’ils/elles sont membres adhérent·es, les membres rétribué·es - salarié·es et indépendant·es - de l'association participent à l'Assemblée générale et bénéficient du droit de vote.
Les membres rétribué·es de l'association qui ne sont pas membres adhérents ont accès à l'Assemblée générale sans droit de vote ni de procuration.
Conformément aux statuts, l'Assemblée générale ordinaire se réunit chaque année au moins une fois sur convocation par courriel envoyée par les co-président·es au plus tard trente (30) jours avant celle-ci comme indiqué dans les statuts. Un projet d’ordre du jour accompagne l’envoi.
Les co-président·es peuvent convoquer une AGE
Le quorum est fixé à 20 % des membres adhérent·es à jour de leur cotisation.
Si le quorum n’est pas atteint, une relance à tous les membres est faite immédiatement par mail (avec le lien de vote) pour une durée supplémentaire de 48H.
Cette période passée et les éventuels votes supplémentaires ajoutés, le quorum recalculé est déclaré valide et l’assemblée peut délibérer quel que soit le nombre des membres votants (présents ou représentés).
Le quorum est fixé à 25% des membres adhérent·es et à jour de leur cotisation. Si ce quorum est constaté non atteint, il est procédé à une extension de la période de vote et à une relance du lien de vote par e-mail pour une durée supplémentaire de 4 jours (ou 96H).
Cette période passée et les éventuels votes supplémentaires ajoutés, le quorum recalculé est déclaré valide et l’assemblée peut délibérer quel que soit le nombre des membres votants (présents ou représentés).
Les décisions sont prises à la majorité simple des votants. En cas de partage des voix, celles des co-président·es sont prépondérantes.
La création de ce type d’instance devra être soumise à validation du Cercle d’Animation et un.e mandataire social.e sera nommé.e pour y siéger.
Les décisions relevant de sa compétence sont prises à la majorité simple des membres votants (présent·es ou représenté·es), sauf sur les sujets de fusion avec toutes autres associations poursuivant un but analogue, ou d’absorption par une union d'associations, où les décisions sont prises sur la base des deux tiers (2/3) des membres votants (présent·es ou représenté·es) et, conformément aux statuts, sur la base des quatre cinquièmes (4/5e) au moins de ses membres adhérents en cas de dissolution.
Quel que soit le type d’Assemblée, les procédures de vote ont lieu électroniquement : le vote est ouvert le jour de l’Assemblée générale et reste ouvert pendant au moins 24 heures.
Un Procès-verbal des décisions présentées et votées en Assemblées est rédigé, signé électroniquement par les co-président·es et conservé en ligne, accessible publiquement.
Pour assurer une gouvernance ouverte de l’association, les membres bénéficient d’un fort pouvoir d’initiative : tout membre adhérent peut proposer la création de tout dispositif ou organe de gouvernance ayant vocation à améliorer la transparence, la participation ou la collaboration au sein de l’association, sans altérer son efficacité. Chaque proposition est envoyée aux Co-président·es et au Cercle d’Animation qui jugent de l’opportunité de la présenter ou non en Assemblée générale.
Des activités ou projets initiés ou coordonnés par Démocratie Ouverte peuvent nécessiter une instance de gouvernance ou d’orientations qui dépasse le périmètre de l’association stricto sensu (exemples : Copil Pacte Démocratique, Comité d’Orientations DémoMètre).
Dernière date de mise à jour : Mis à jour suite au CA du 17/04/2024.
